À propos de nous

Une université d’excellence

Université de recherche intensive, leader mondial en écologie, l’Université de Montpellier est un établissement public expérimental qui figure dans le top 200 du classement de Shanghai. Elle couvre plusieurs champs disciplinaires sciences et techniques, droit, économie, environnement, administration, gestion, médecine, pharmacie, activités physiques et sportives, biologie, informatique, sciences de l’éducation, science politique. Elle a obtenu en 2022 la labellisation I-SITE (Initiative Science Innovation Territoires Economie) qui associe 15 partenaires de recherche et d’innovation du territoire. Ce Programme d'Excellence (PEI) porté par l’Université de Montpellier s’articule autour des enjeux "Nourrir, Soigner, Protéger" et s’appuie sur tous les domaines scientifiques de l'Université et de ses partenaires. Elle coordonne le Pôle Universitaire d’Innovation (PUI).

Une université engagée

En lutte contre toutes les formes de discrimination, l’Université de Montpellier est engagée pour la promotion de la diversité, l’égalité entre femmes et hommes et pour l’inclusion des personnes en situation de handicap. L’UM place aussi le développement durable au cœur de sa politique et de son savoir-vivre. Une démarche saluée par le palmarès du Times Higher Education qui la place en tête des universités françaises les plus performantes en terme de développement durable.

Structure de rattachement : UFR des Sciences Pharmaceutiques et Biologiques

Mission

Mission Principale

Assurer l’accueil physique et téléphonique de tous les usagers
Prendre les rendez-vous pour le Directeur Administratif et le Doyen
Tenir à jour le planning du Directeur Administratif
Enregistrer le courrier interne et externe reçu et le ventiler dans les différents services
Assurer l’enregistrement et la diffusion des différents courriers
Préparer les différents déplacements du Directeur Administratif et du Doyen
Préparer, diffuser les convocations et documents relatifs au Conseil d’UFR
Saisir les habilitations pour les accès au campus
Classer et archiver les documents
Assurer la transmission et la réception des documents dans le cadre de la campagne des primes et indemnités annuelles

Activités

Relations avec les entreprises et organismes extérieurs
Savoir palier à l’absence des personnels dans d’autres services
Faire des mailings à partir des listes établies et mises à jour
Tenir à jour le listing des pharmaciens de la région Occitanie, afin de les contacter pour la collecte de la taxe d’apprentissage
Collaborer avec le secrétariat du Doyen pour l’organisation des cérémonies officielles
Vérification et transmission des conventions de stages des collégiens, lycéens … au service de la DFE
Activités secondaires
Appui au service de scolarité en périodes d’examens et d’inscriptions
Appui à la gestionnaire du DEUST pour suivi des inscriptions et lien avec les CFA partenaires
Assurer l’astreinte liée aux différents examens et concours, faire le lien avec les enseignants
Coordonner toutes les manifestations au sein de l’UFR

Spécificités / Contraintes du poste : Surcharge de travail pendant les périodes de pointes

Profil

Savoir

Connaitre le fonctionnement de l’Université Montpellier et de l’UFR ( enseignement et recherche )

Savoir-faire

Savoir mettre en pratique les techniques de rédaction et de mise en page d’un courrier
Savoir consulter, modifier, placer un rendez-vous ou une réunion sur l’agenda
Savoir utiliser l’environnement bureautique (Word et Excel notamment)
Savoir travailler en collaboration
Savoir prendre des initiatives
Savoir classer et archiver

Savoir-être

Savoir respecter la confidentialité
Savoir s’adapter au comportement des usagers
Savoir être réactif et disponible
Savoir être polyvalent
Savoir s’adapter à différentes situations
Savoir établir un sentiment de confiance
Savoir être à l’écoute des différents publics
Savoir être organisé

Pourquoi nous rejoindre?

Rejoindre l’université de Montpellier, c’est bénéficier de nombreux avantages dans une région qui offre un cadre de vie qualitatif.

> Dispositifs de développement des compétences : accès à une grande offre de formation, préparation aux concours internes

> Jusqu’à 56 jours de congés / an (pour un temps plein à 38h45)

> Temps de travail aménageable

> Jusqu’à 2 jours de télétravail / semaine (selon les modalités de la charte de TT applicable à l'UM)

> Restauration collective

> Aide et prestations sociales

> Prise en charge partielle des abonnements au transport de la ville

> Accès aux activités sportives, culturelles et de loisirs de l’université

> Soutien à la parentalité : club de loisirs pour enfant, partenariat de crèches, jours enfant-malade

Avantages dépendant de la nature et la durée du contrat, des nécessités de services et des conditions d’éligibilité

Informations Complémentaires

Rémunération : 1920€ brut mensuel, dont 100€ d’indemnité mensuelle des agents contractuels (prime)

Prise de poste : Février

Type de contrat : CDD de catégorie C

Durée du contrat : 12 mois

Clôture des candidatures : 26/01/2025

Fermeture de l'université du 21/12/2024 au 05/01/2025 inclus

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Secrétaire de direction (F/H)